Druck- und Kopiersysteme: Erst die Analyse, dann das Kosten Sparen

Der weltweit agierende Metallverarbeiter Sodecia Kemmerich aus Attendorn, der vor allem für große Automobilhersteller fertigt, zeichnet sich durch Bodenständigkeit, Verlässlichkeit und professionellen Pragmatismus aus.

Bereits seit mehreren Jahren liefert dokuworks die Toner-Kartuschen für das Unternehmen. Weil man aber vor allem auf Druck- und Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und Beratung spezialisiert ist, sollte nun für den Sauerländer Metallverarbeiter eine All-in-Lösung gefunden werden. Ein kundenfreundlicher Wartungsvertrag, der auch alle elektronischen Teile, Verschleißteile und die Toner-Lieferung beinhaltet. Über ein MPS-Tool, das die Lagerbestände stets überwacht, werden Bestellungen nun automatisch umgesetzt – sieben Tage bevor der Toner ausgeht. Solche Lösungen sind ein echtes Plus in puncto Ausfallsicherheit. Das MPS-Tool ermöglicht außerdem die schnelle Reaktion bei Störungen und Wartungen können oft vorbeugend durchgeführt werden.

Perfekte Analyse für perfekte Lösungen

Am Anfang steht immer eine genaue Analysephase, wie dokuworks-Geschäftsführer Markus Weber erläutert: „Wir prüfen und analysieren herstellerunabhängig. Durch eigene Tablet- und Softwarelösungen können wir uns schnell und vor allem präzise ein Bild von den Anforderungen vor Ort machen. Hieraus leiten sich dann die maßgeschneiderten Lösungen für das Unternehmen ab.“ Am Standort in Attendorn waren insgesamt 180 Drucker im Einsatz. Davon befanden sich jedoch nicht mehr alle in einem einwandfreien Zustand. Außerdem war die hauseigene IT permanent damit beschäftigt, Fehlermeldungen auszuwerten und zu beheben. „Uns war bewusst, dass die vorherrschende Situation mit verschiedenen Druckermodellen nicht mehr praktikabel ist“, erklärt der Projektverantwortliche Mario Rauterkus von Sodecia Kemmerich. „Zur Optimierung unserer Druckerlandschaft haben wir nach einem Unternehmen gesucht, das uns in unseren teils sehr speziellen Anforderungen umfassend unterstützen kann. Die Betreuung von dokuworks war vor und während des Projektes sehr gut. Besonders das Konzept und die Flexibilität der All-in-Lösung hat uns überzeugt, da sie genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.“

Druckerflotte schlanker gemacht

Wie packt man so ein großes Projekt effizient an? Wichtig ist, dass der normale Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt wird. Alles beginnt bei dokuworks mit einem Checkblatt und Vorgesprächen. Die Experten installieren dann eine eigene MPS-Software, die Zählerstände und Druckverhalten aufzeichnet. Außerdem werden die Struktur und Korrespondenz der Geräte zueinander geprüft und die verwendeten Softwareprogramme sowie das Scanverhalten abgeglichen. Das Ergebnis der Analyse? Zu viele unnötige Geräte. Also wurde die Flotte um 30 Geräte reduziert, vor allem Faxgeräte, die überflüssig waren oder durch moderne Multifunktionsgeräte ersetzt werden konnten. Auch bei den verbliebenen 150 Geräten wurde weiteres Einsparpotenzial überprüft. Weil Farbdrucker an vielen Arbeitsplätzen weitgehend verzichtbar waren, wurden mit hochwertigen Geräten zentrale Druckeinrichtungen auf den Fluren angelegt. Darauf installiert: eine clevere Pull Printing-Software. Mit dem Verfahren werden Druckjobs zuerst in einem Druckerpool gesammelt. Die Mitarbeiter können sich dann mit einer Chipkarte ihre Farbausdrucke an einem beliebigen Gerät abholen. Das bedeutet Kosteneinsparung, weil viele Druckjobs so nicht unnötig gedruckt werden. 

Fazit: Kosten gesenkt dank individuellem Konzept

Das komplette Rollout verlief leise, unkompliziert und ohne betriebliche Störungen. 
Und die Veränderungen lassen sich gut in Zahlen ablesen: Die jährlichen Kosten konnten um gut 15 Prozent reduziert werden. Rund 60 vorhandene Kyocera-Drucker wurden zudem in den neuen All-in-Wartungsvertrag dokuworks prime mit aufgenommen. Nun entfallen eigene Reparaturen und Toner müssen nicht mehr im Haus eingelagert werden. „Es ist uns wichtig, dass unsere Kunden auf das große IT-Know-how unseres Teams vertrauen können und wissen, dass wir ihnen kein beliebiges Standardkonzept überstülpen. Unsere All-in-Lösungen sind immer herstellerneutral und werden für und vor allem mit dem Kunden entwickelt“, so Markus Weber abschließend.

0271-77237-0