Schon seit Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form aufzubewahren. Hiervon ist eine Vielzahl an Dokumenten betroffen, die bereits vom Beschäftigten digital beim Arbeitgeber eingereicht oder von anderen Institutionen (Sozialversicherung o.ä.) in elektronischer Form ausgestellt und zur Verfügung gestellt werden.

Ziel ist es, eine digitale Grundlage für die ab dem 1. Januar 2023 vorgesehenen elektronischen Betriebsprüfungen zu schaffen und den Vorgang für die Arbeitgeber zu vereinfachen.
 

Arten der elektronischen Entgeltunterlagen

Je nach Sachverhalt können zu den Entgeltunterlagen unterschiedliche Dokumente gehören, z. B. fallen darunter:

  • Arbeitsvertrag
  • Personalfragebogen
  • Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Kopie vom Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status
  • Stundenaufzeichnungen
  • etc.


Anforderungen an die Dokumente

  • jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden
  • Aufruf und Darstellung der Daten muss orts- und systemunabhängig funktionieren (erlaubt sind PDF und Bilddateien wie z. B. jpeg, bmp, png oder tiff)
  • Daten der Krankenkassen dürfen in gelieferter Dokumentenart gespeichert werden
  • der Dateiname muss eindeutig sein
  • rechtlich sind die Beschäftigten verpflichtet, die Daten elektronisch zu liefern


Die Entgeltunterlagen in elektronischer Form können in einer professionellen Dokumentenablage geführt werden, wie. z. B. der digitalen Personalakte in unserem Dokumenten-Management-System (DMS). Dies bietet nicht nur die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben, auch werden Personaldokumente automatisch in das Dokumenten-Management-System eingepflegt und dort zentral verwaltet.

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P.S. Diese Regelung, die seit dem 01.01.2022 besteht, bedeutet nicht, dass rückwirkend für alle Beschäftigten die Personalakten zu digitalisieren sind. Die Regelung gilt für alle neuen Ereignisse
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