Eigentlich soll die Digitalisierung doch alles einfacher und besser machen. Doch in ihrer Komplexität versperrt sie in einigen Unternehmensbereichen die Sicht auf offensichtlich effektive Maßnahmen. Meist hilft hier schon ein Perspektivwechsel, um das 4.0-Kernziel voranzutreiben: Prozesse schneller und wirtschaftlicher machen.

So liegt beispielsweise in der Digitalisierung von Vertrieb, Buchhaltung und Verwaltung ein nicht unerhebliches Potenzial. Das spart bei solider Umsetzung 30 % der Druckkosten und 50 % der Kosten für Administration und Prozesse ein. Hierfür müssen vor allem Medienbrüche abgeschafft, die Kommunikation per E-Mail eingedämmt und die Papierflut beseitigt werden. Dafür braucht es zugegebenermaßen den Blick und die Unterstützung von außen. Denn die bestehenden Prozesse müssen aufgenommen und analysiert werden. Von innen heraus ist dies nicht so konsequent möglich wie von außen. Und schließlich müssen auch zielführende Maßnahmen kompetent eingeleitet werden. Dafür ist Expertenwissen gefragt. 

 

Nach dem Check-up, das unnötige Kostenfresser in Prozessen aufspürt, sollten Abläufe und Relationen zwischen Software und Multifunktionsgeräten, Print- und Dokumentenmanagement verbessert werden. Individuelle Handlungsempfehlungen für die Qualitätssteigerung sind hier Pflicht. Dazu gehört auch die vollständige Transparenz über Folge-, Energie- und Umweltkosten sowie Geräte-Tipps für die Zukunft. Letztere sollten natürlich herstellerneutral erfolgen. Werden auch solche Details beachtet, sind wirtschaftlichere Prozesse kurzfristig und sicher umsetzbar.

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